Перейти до вмісту

Як змінити сервіс email-розсилок за 7 простих кроків

Як змінити сервіс email-розсилок за 7 простих кроків

Сучасні ESP (Email Service Provider, або сервіс розсилки) пропонують стільки різних можливостей та інструментів для бізнесу, що переїхати на інший сервіс для розсилки стає складно.

Базу контактів зазвичай легко забрати. Але є ще сегменти, шаблони листів, налаштовані автоматичні ланцюжки та інтеграції. Кожна функція – це додаткова мотузка, якою ваш email-маркетинг прив’язаний до поточного сервісу.

Коли потрібно міняти сервіс для email-розсилки

ESP варто змінювати у трьох випадках:

  1. Можливості сервісу стримують розвиток email-маркетингу. Функціонал платформи більше не може вирішити всі ваші маркетингові завдання. При цьому ви знайшли сервіс, який здатний на це.
  2. Низька якість послуг. У сервісі постійно виникають збої та баги, які заважають роботі.
  3. Погана техпідтримка. Ви не можете використовувати всі можливості сервісу, тому що технічна підтримка не допомагає вам розібратися в налаштуваннях і функціоналі. Постійно виникають проблеми, і ви не знаєте, як їх вирішити.

Переїзд з одної ESP  на іншу має важливий плюс. Це гарний час, щоб провести ревізію в розсилках. Подивитися на email-маркетинг загалом, оцінити ефективність стратегії та постаратися її покращити.

Коли міняти сервіс email-розсилок не варто

  1. Розсилки не дають результату. Сервіс – це лише інструмент. Щоб розсилки стали ефективними, перегляньте стратегію email-маркетингу.
  2. Не влаштовує цінова політика сервісу. Здебільшого тарифи ESP залежать від функціональності. Чим більше опцій пропонує сервіс, тим вища його вартість.
  3. Листи доставляють не туди, куди ви хочете (наприклад, у «Промоакції»). Жоден сервіс не може гарантувати попадання листів до конкретної папки. Більше того, якшо листи надходять виключно до папки «Вхідні», це може призвести до збільшення відписок.

1 крок: Підготовка до переїзду

План найважливших завдань при переїзді на новий ESP:

  1. Призначте відповідального. Переїзд на новий сервіс email-розсилок – це проєкт. Тому обов’язково визначте, хто координуватиме процес переїзду та організовуватиме потрібних людей. З першого погляду логічно доручити це email-маркетологу. Але при цьому важливо оцінити, чи має ваш спеціаліст менеджерські здібності.
  2. Проведіть ревізію. З’ясуйте, які списки контактів, зображення, шаблони ви використовуєте. Що з цього треба переносити, а від чого можна відмовитися. Почистіть списки контактів від неіснуючих адрес, щоб позбавитися баласту перед переїздом у новий сервіс. Перенесіть підписників, які не відкривали розсилки більше 6 місяців, до окремого списку. Їх треба буде реактивувати, перш ніж продовжувати розсилку.
  3. Оцініть обсяг робіт. Складіть список даних, які потрібно перенести. Поспілкуйтеся з техпідтримкою нового сервісу та з’ясуйте, чи можна буде якісь дані перенести автоматично (через API). Дізнайтеся, чи готові інтеграції з CMS, CRM та сервісами, які вам потрібні. Решту доведеться переносити і налаштовувати вручну.
  4. Визначте термін проекту. Спирайтеся на список, складений на третьому етапі. Якщо задач з перенесення небагато, заплануйте на переїзд 30 днів.
  5. Налаштуйтеся, що якийсь час вам доведеться користатися двома сервісами одночасно.

Плануйте переїзд на спокійний час з точки зору бізнесу. Наприклад, на літо (якщо ви не є туркомпанія). І точно не затівайте такий проєкт напередодні масштабних розпродажів: перед Новим роком або напередодні Чорної П’ятниці.

Крок 2: Перенесення контактів та все, що з ними пов’язано

Найважливіша інформація, яка зберігається у вашому старому ESP, – це списки контактів з усіма даними про підписників та їх активність. Деякі сервіси для розсилок мають готові інтеграції з усіма основними конкурентами. У цьому випадку ви зможете перенести всі списки з однієї системи до іншої автоматично.

Тому для початку дізнайтеся у свого нового сервісу розсилок, чи готові інтеграції з вашим ESP. А якщо ні, то як складно і довго налаштувати інтеграцію по API.

Перенесення контактів через API заощадить вам багато часу та зусиль. Але й і у такому випадку буде чим зайнятися. При автоматичному перенесенні контактів часто виникають проблеми, особливо це стосується полів користувача. Щоб не втратити дані, обов’язково перевірте, що вдалося перенести та за необхідності доповніть інформацію. Для цього імпортуйте відомості, що бракують, вручну.

Якщо не хочеться морочитися з API, є більш простий спосіб перенести ваші контакти – ручний експорт. Всі ESP дозволяють вивантажити інформацію про передплатників Excel. Тому перенесення контактів зводиться до дещо стомлюючої, але простої послідовності дій:

  • вивантажуєте список у Excel;
  • створюєте список з такою самою назвою в новому сервісі;
  • імпортуєте туди контакти із файлу.

При імпорті обов’язково перевіряйте відповідність полів та коректне перенесення всіх ваших додаткових полів у новий сервіс.

Якщо списків контактів багато, почніть із найактивніших підписників, щоб вони першими отримали листи з нової платформи. Це важливо для правильного прогрівання нового IP.

Обов’язково проконтролюйте, щоб усі статуси активності підписників коректно перенеслися в новий сервіс. Особливо це важливо для контактів, що відписалися, і поскаржилиися на спам. Якщо інформація не підтягнеться і розсилка піде всім, хто відмовився від розсилки, це призведе до потоку скарг і навіть блокування розсилок з вашого домену.

Після перенесення контактів не забудьте налаштувати всі сегменти, які використовуєте в розсилках, а також замінити код для форм підписки, які ви створювали у старому сервісі, щоб підписники вже потрапляли в нову базу.

Крок 3: Перенесення всіх шаблонів і картинок

Якщо з якихось причин ви ще не провели ревізію шаблонів, саме час це зробити. Визначте, які шаблони варто переносити в новий сервіс для розсилок, а які краще створити заново.

Є два варіанти, як можна перенести шаблони на новий сервіс:

  • через інтеграцію з API;
  • вручну.

Якщо шаблони в межах декількох десятків, можна не морочитися з інтеграцією, а перенести їх вручну. Для цього скопіюйте HTML-код усіх потрібних шаблонів та вставте його в новому редакторі.

Додатково проконсультуйтеся з техпідтримкою нового сервісу, як це зробити. Особливо якщо у вас немає досвіду HTML або ваші шаблони листів мають AMP-функції.

Краще називати шаблони тими самими іменами. Так вам буде простіше їх знайти та використовувати у новому ESP.

Незалежно від того, яким способом ви переносите шаблони, не забудьте перевірити та замінити у кожному з них всі динамічні змінні: посилання відписки та підтвердження підписки, посилання на сторінки до та після підписки, всі підстановки, які ви використовували для персоналізації.

Що стосується картинок, то зручніше зберігати їх у себе на сервері, тоді складнощів ніяких не виникне і робити нічого не доведеться. Якщо ви завантажували картинки в сервіс для розсилок, вам доведеться завантажити їх і в новий ESP. А потім оновити всі посилання на зображення у ваших шаблонах.

Крок 4: Налаштування потрібних інтеграцій

Візьміть список всіх ваших інтеграцій: з CRM та CMS, сервісами створення форм, соцмережами, системами аналітики тощо. Для початку настройте готові інтеграції. Це може зробити email-маркетолог самостійно. Якщо якихось інтеграцій немає, підключайте програмістів, щоб налаштувати інтеграцію API.

Після налаштування всіх інтеграцій, обов’язково перевірте, як вони працюють, наскільки швидко передаються дані, чи не виникає збоїв.

Крок 5: Налаштування автоматичних розсилок

При переході на новий сервіс email-розсилок не забудьте про автоматичні серії листів. Про них легко забути, тому що вони не вимагають особливої ​​уваги і працюють без вашої участі.

Налаштуйте всі ланцюжки в новому сервісі: тригерні листи, транзакції повідомення, welcome-ланцюжки. Протестуйте, чи вони правильно працюють, чи потрапляють підписникі в потрібні серії листів.

Алгоритм дій при перенесенні автоматизації:

  1. Створіть копію існуючого ланцюжка в новому ESP.
  2. Протестуйте ланцюжок, щоб знайти застарілі посилання та зображення. Переконайтеся, що умови, за якими ланцюжок запускається, коректно спрацьовують.
  3. Перенесіть усі списки, які беруть участь у автоматизації. Інакше може вийти так, що листи ланцюжка підуть тим, кому їх надсилати не треба. Наприклад, якщо ви додасте контакти до списку вручну після запуску ланцюжка.
  4. Запустіть ланцюжок у новому ESP. Простежте, щоб нові контакти більше не потрапляли в ланцюжок у старому ESP.
  5. Вимкніть ланцюжок у старому ESP.

Якийсь час після переходу вам доведеться скористатися двома сервісами для розсилок. Важливо, щоб усі користувачі, які вже потрапили в ланцюжок у старому сервісі, пройшли його до кінця.

Крок 6: Прогріти IP

Новий сервіс розсилок – новий IP. Серйозні ESP зазвичай використовують адреси з гарною репутацією. Але якщо ви бажаєте надсилати розсилки з виділеного IP, його потрібно попередньо прогріти. Поштові провайдери повинні звикнути до певного виду листів із цієї адреси.

Щоб прогріти IP, перші розсилки з нового сервісу краще надсилати сегменту найактивніших клієнтів. Ці одержувачі добре відкривають ваші розсилки і часто натискають на посилання, а значить, допоможуть переконати поштові сервіси в тому, що ви законослухняний відправник.

Крок 7: Закінчити переїзд

Отже, ви відправили перші кілька розсилок із нового сервісу. Переїзд майже завершено. Обов’язково зверніть увагу на статистику розсилок. Чи немає якихось серйозних відхилень у гірший бік у порівнянні з вашими звичайними показниками (у старому сервісі). Якщо проблеми є, треба шукати причини. Якщо не можете визначити її самостійно, зверніться до технічної підтримки. Можливо, ви поки що не до кінця розібралися в новому ESP, а саппорт швидше підкаже, що ви зробили чи налаштували не так, як треба.

Якщо все добре, не поспішайте відключати старий сервіс. Підписники можуть відкрити ваш лист через місяць, або вони тільки потрапили в автоматичний ланцюжок і ще мають отримати 10 листів. Зачекайте кілька місяців і слідкуйте за змінами статистики.

У цей час можна зробити ще одну корисну річ — створити резервні копії даних: зберегти цікаві креативи, експортувати звіти, зробити скріншоти важливих критеріїв сегментації, записати результати A/B-тестів.

Коли всі заплановані роботи по переїзду будуть виконані, а автоматичні серії відправлені, від’єднайте старий ESP. Вітаємо, ви завершили переїзд!

Чек-лист «Як переїхати на інший сервіс розсилки»

Чек-лист «Як переїхати на інший сервіс розсилки»